Häufig findet man im Marketing-Bereich von Websites Produkte mit sprechenden Namen, während bspw. auf den Support-Seiten nur technische Begriffe verwendet werden. Wording-Richtlinien sind eine guter Weg in Richtung Konsistenz, wenn sie von allen Mitarbeitern befolgt werden. Ein CMS kann dieses Problem mildern, u.a. mit Assistenten für den Aufbau von Inhalten und mit vordefinierten Listen, aus denen Werte ausgewählt werden können.
Rechtschreibung überprüfen
Mit einem CMS besteht auch die Möglichkeit, Inhalte auf korrekte Rechtschreibung zu überprüfen. Außerdem können Arbeits- und Prüfphasen definiert werden. Somit wird sichergestellt, dass Texte von den jeweils zuständigen Personen Korrektur gelesen werden.
Aktualität bieten
Webseiten immer aktuell zu halten, bedeutet einen hohen administrativen Aufwand. Mit einem CMS kann ein Verfalldatum für Webseiten festgelegt werden. Außerdem können häufig zu ändernde Inhalte automatisch und zeitgerecht zur Überarbeitung vorgelegt werden.
Ältere Artikel sollten dabei auf jeden Fall archiviert werden. Besonders ärgerlich wird es für den User, wenn er einen einmal gelesenen Artikel sucht und nicht wieder findet. Beim Erstellen und Erweitern von online-Archiven hilft ein CMS vor allem bei der Erstellung von Inhaltsübersichten und Verzeichnissen.